Facturación electrónica

El punto de entrada de factura electrónica de Osakidetza/Osatek es el servicio que Osakidetza pone a disposición de los proveedores que entreguen bienes o presten servicios a las Organizaciones de Servicio que forman parte de la misma, para que presenten facturas electrónicas y consulten el estado de las mismas.

Dicho punto general de entrada de facturas, será el único punto de recepción de las facturas emitidas por nuestros proveedores; puesto que no es intención de Osakidetza acogerse a la posibilidad de adhesión al punto general de entrada de facturas electrónicas establecido por la Administración General del Estado.

Entrada en funcionamiento

El punto general de entrada de factura electrónica de Osakidetza/Osatek entra en funcionamiento el 15 de enero de 2015 para las facturas cuyo importe sea superior a 5.000 euros, no siendo válido cualquier otro formato.

Esta obligación no afecta a las facturas con un importe inferior a 5.000 euros que, a criterio del emisor, podrán ser remitidas a Osakidetza en formato papel o en formato electrónico.

Entidades obligadas a presentar factura electrónica

Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas a presentar factura electrónica las siguientes entidades:

  • Sociedades anónimas
  • Sociedades de responsabilidad limitada
  • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
  • Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria
  • Uniones temporales de empresas
  • Agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de utilización de activos, fondo de regularización de mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.

El punto de entrada de factura electrónica de Osakidetza/Osatek es un servicio que permite remitir facturas a Osakidetza/ Osatek en formato electrónico.

 

El sistema centraliza en un único punto la recepción de las facturas destinadas a cualquier organización de servicios simplificando así su remisión.

 

Para poder hacer llegar la factura al destinatario, se deben especificar, tal y como recoge la legislación vigente, los códigos DIR3 que lo identifica, siendo los definidos para Osakidetza/Osatek los siguientes:

 

Esquema general
Oficina contable Osakidetza/ Osatek
Unidad tramitadora Organización de Servicios
Órgano gestor Organización de Servicios o Centro de la Organización de Servicios

Puede consultar el listado detallado, así como las direcciones postales de los destinatarios de las facturas, en:

Remisión de facturas

El punto de entrada de factura electrónica de Osakidetza/Osatek es un servicio gratuito para los proveedores que permite la integración de manera autónoma por parte del proveedor. Sin embargo, si utiliza servicios de terceros para la generación y presentación de facturas electrónicas, puede que le sean cargados costes por dichos terceros.

Destacar que Osakidetza/Osatek no tienen ningún acuerdo de vinculación con ningún proveedor concreto de servicios de facturación; es decir, es facultad de quien emite la factura utilizar medios propios o cualquiera de los terceros existentes en el mercado.

La Plataforma de Facturación Electrónica de Osakidetza/ Osatek proporciona dos canales de recepción de facturas posibles:

https://fakturae.osakidetza.net
  •       Manual de Usuario

     

    Orientado a: Autónomos y/o empresas que emiten pocas facturas o que no disponen de programas de gestión o ERPs que generen facturas electrónicas en formato facturae legalmente vigente.

     

    Modo de operar:

    • Previamente a acceder al portal, debe disponer de las facturas generadas en formato facturae. Puede obtener más información sobre este formato en la página de FACe.
    • Les recomendamos el uso de los siguientes navegadores para acceder al Portal: Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer versión 9 o superior.
    • Para acceder al Portal de facturación de Osakidetza/ Osatek deberá tener instalado un certificado electrónico reconocido de persona física, física representante de jurídica o persona jurídica (en cumplimiento de la Orden HAP/1074/2014 artículo 3, punto 3ª), no siendo necesario un registro previo del proveedor. Ejemplos de certificados válidos o entidades que pueden expedir uno de estos certificados para acceder al Portal son: DNIe, Camerfirma, FNMT, Izenpe…(ver medios de identificación electrónica admitidos)
    • Una vez subida la factura, el Portal comprobará que se cumplen los siguientes requisitos:
      • Certificado válido para acceso al Portal (DNIe, Izenpe, FNMT…).
      • Dirigida a los DIR3 de Osakidetza/Osatek.
      • Formato exigido por la Ley (Facturae 3.2) con los campos mínimos obligatorios del estándar informados.
      • Firma válida para emitir factura.
      • No haber subido al Portal previamente, una factura con la misma referencia (Nº de identificador fiscal de la factura).
    • Si los requisitos anteriores se cumplen y la factura puede ser procesada, se proporcionará al proveedor un acuse de recibo de entrega con el número de registro administrativo asignado.
    • En caso contrario, se le notificará el motivo del no registro. Adicionalmente y siempre que exista un e-mail informado en el fichero de la factura electrónica, se le enviará un mail indicando el motivo del no registro de la factura.

    Operacioens permitidas:

    • Emisión de facturas.
    • Consulta de facturas.
    • Búsqueda de facturas.
    • Solicitud de anulación de facturas.
  • Osakidetza/ Osatek pone a disposición de sus proveedores una interfaz de servicios web para el envío automático de las facturas desde sus sistemas de gestión económica. Dicha interfaz requiere la firma de los mensajes que se envían entre el proveedor y Osakidetza mediante certificado electrónico de aplicación emitido por una entidad certificadora oficial. Este certificado será el utilizado en la firma de los mensajes SOAP que se intercambiarán los sistemas del proveedor con Osakidetza, no se refiere a la firma electrónica de las facturas (Osakidetza no hace un registro previo de las firmas de las facturas).

     

    Orientado a: Empresas que emiten un mayor número de facturas y que desean integrar su sistema de gestión o ERP con la plataforma de facturación electrónica para que el intercambio sea completamente automático.

     

    Modo de operar:

    Operaciones permitidas:

    • Emisión de facturas.
    • Consulta de facturas.
    • Consulta del listado de facturas.
    • Consulta de las Administraciones adheridas al Portal.
    • Consulta de las Unidades Administrativas dadas de alta en el Portal.
    • Solicitud de anulación de facturas.

Los proveedores de bienes y servicios que envíen facturas electrónicas a Osakidetza y sus Organizaciones de Servicio podrán conocer el estado de tramitación de las facturas. Los estados posibles son:

 

Flujo de Recepción:

  • Registrada: la factura electrónica ha sido registrada, adjudicándole un número de registro administrativo.
  • Registrada en RCF: la factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable destinataria.
  • Contabilizada la obligación reconocida: Se ha contabilizado el reconocimiento de la obligación de pago y se está a la espera de ser pagada.
  • Pagada: se ha contabilizado la orden de pago de la factura.
  • Rechazada: la factura ha sido rechazada por el órgano competente.
  • Anulada: Factura en estado “Solicitada anulación” que es anulada.

 

Flujo de Anulación:

  • No solicitada anulación: Factura sobre la que no se ha solicitado ninguna anulación.
  • Solicitada anulación: Pre-factura en estado “Registrada” o factura ya contabilizada y pendiente de pago y sobre la que el proveedor ha solicitado unilateralmente su anulación. Sólo se podrá solicitar la anulación si el estado de la factura en el portal es registrada o contabilizada.
  • Aceptada anulación: La unidad tramitadora ha aceptado la solicitud de anulación de la factura electrónica.
  • Rechazada anulación: Pre-factura sobre la que el proveedor ha solicitado una anulación pero a la que se le ha denegado dicha anulación.

Contacto

Quedamos a su disposición para resolver cualquier duda en la dirección de correo: fakturaelektronikoa.facturaelectronica@osakidetza.eus

A continuación, se pasa a detallar procedimiento a seguir por parte del proveedor que necesite contactar a Osakidetza en relación a la facturación electrónica.

  • Los proveedores de Osakidetza/Osatek que necesiten soporte en relación a la facturación electrónica deberán ponerse en contacto con el Servicio de Soporte de Osakidetza a través de la siguiente dirección de correo electrónico:
  • En el Asunto del mensaje deberá indicarse: “Soporte Factura electrónica” con la siguiente información:
    • Datos del proveedor:
      • Nombre/Denominación social del proveedor.
      • NIF/CIF de la empresa proveedora.
      • Datos de contacto:
        • Nombre
        • Teléfono e E-mail
      • Motivo de contacto: Consulta o Incidencia (especificar).
      • Tipología de la incidencia: Selección entre las categorías propuestas.
      • Descripción de la consulta/incidencia: explicación detallada.
  • Recomendación: siempre que sea posible, adjunte toda la documentación relacionada que pueda ayudar a la resolución de la consulta/incidencia reportada. (Ejemplo de documentación: parte pública del certificado, formulario de solicitud de alta.).
  • En el Anexo I de este documento se recoge el formulario a cumplimentar con los datos anteriores y que deberá ser remitido a la dirección: fakturaelektronikoa.facturaelectronica@osakidetza.eus
  •       Anexo I – Formulario de contacto

  • Soluciones frecuentes
    • 1. La obligación de facturar electrónicamente a Osakidetza únicamente aplica a facturas de importe superior a 5.000,00 euros, IVA incluido. Las facturas de importe inferior pueden enviarse por los canales habituales previos a la entrada en vigor de la ley.
    • 2. La ley de facturación electrónica aplica, tanto a proveedores nacionales, como extranjeros.
    • 3. Dispone de información sobre los códigos DIR3 de los centros de Osakidetza en el fichero excel “Direcciones y códigos DIR3”, colgado en el apartado Para empresas > Facturación electrónica > Descripción del servicio.
    • 4. Sobre la información de los códigos DIR3 recordar que no sólo se debe introducir los códigos DIR3 si no que también debe incorporar los datos de la dirección de cada uno de los 3 códigos DIR3 a utilizar. Para ello, debe localizar dicha información en la pestaña “Direcciones códigos DIR3” en el Excel de códigos DIR3.
    • 5. En la página web de Osakidetza, existe un apartado denominado “Mis centros” en el que se dispone de información sobre la composición de cada Unidad tramitadora. El uso combinado de esta información junto al Excel de Códigos DIR3 facilita la identificación de los datos correctos con los que generar cada factura a emitir a Osakidetza.
    • 6. La introducción de códigos DIR3 incorrectos será motivo inmediato de rechazo de la factura electrónica por parte del centro de Osakidetza.
    • 7. En la página web http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/utilidades-online.aspx dispone de un validador gratuito en el que puede verificar si la firma o formato de sus facturas es el correcto. Dicha aplicación dispone de un servicio de atención a usuarios propio, y está fuera del ámbito de soporte de Osakidetza.
    • 8. Los códigos de expediente de Osakidetza tienen un tamaño superior a los 20 habilitados en la etiqueta reservada para dicho dato en el formato estándar del facturae. Se recomienda introducir los últimos caracteres del mismo en el campo reservado sin contemplar la separción de barras (ver Preguntas Frecuentes>Emisión de facturas), informando el dato completo en las etiquetas reservadas para los datos adicionales.
    • 9. En internet, existen aplicaciones gratuitas para la confección de facturas electrónicas. Algunas de las más conocidas son FACe, eF4ktur. Osakidetza no recomienda el uso preferente de unas frente a otras.
    • 10. Para acceder al portal de facturas electrónicas de Osakidetza es necesario tener instalado un certificado válido en su navegador. En internet encontrará múltiples páginas de ayuda sobre las opciones de configuración de su certificado, dependiendo del explorador utilizado.
    • 11. Si no ve las facturas enviadas en el apartado “Mis facturas”, compruebe que el NIF del certificado que usa para acceder al portal y el de las facturas enviadas es el mismo. La política de seguridad del portal de Osakidetza impide que pueda visualizar facturas que no coincidan con el CIF de su certificado.
    • 12. Los errores con el texto ‘ZAIN’ están relacionados con la firma de la factura. Puede asegurarse de que su factura está firmada con un certificado válido haciendo uso del validador gratuito de facturas disponible en la url http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/utilidades-online.aspx.
    • 13. Ante errores de firma en facturas confeccionadas con la aplicación eF4ktur, desmarque la opción "Firma de Sello de tiempo y estado de revocación" en la Configuración de Firma Avanzada de dicha aplicación, y a continuación genere y envíe de nuevo las facturas.
    • 14. Las facturas electrónicas pueden constar como rechazadas en el portal de Osakidetza. Para aclaraciones respecto al motivo indicado, deberá contactar directamente con el Centro al que iban destinadas.
    • 15. Los Navegadores soportados por el portal son los siguientes: Internet Explorer 9 ó superior, Google Chrome y Mozilla Firefox. Si recibe el mensaje “Server Error: restart aplication” considere la opción de utilizar uno de estos, e incluso realizar una actualización del que esté utilizando para descartarlo como posible motivo del error.
    • 16. El servicio web es la alternativa para el envío de facturas electrónicas de una manera automática, frente al portal web en el que el envío se realiza subiendo los ficheros de las facturas, previamente confeccionados, de una manera manual.
    • 17. Para solicitar el alta en el envío a través del servicio web debe cumplimentar y enviar adjuntos, tanto el formulario disponible en la página web de Osakidetza, como la parte pública de su certificado cuando el envío no lo vaya a realizar a través de un tercero.

Preguntas frecuentes

Sobre el servicio de facturación electrónica

  • El punto de entrada de factura electrónica de Osakidetza/Osatek es el servicio que Osakidetza/Osatek pone a disposición de los proveedores que entreguen bienes o presten servicios a las Organizaciones de Servicio, para que presenten facturas electrónicas y consulten el estado de las mismas.
  • Dicho punto proporciona dos canales de recepción de facturas posibles:
    • A través del Portal Icono plus(https://fakturae.osakidetza.eus) subiendo uno o varios ficheros simultáneamente.
    • Mediante Servicios Web que permite la remisión automática de facturas electrónicas desde el sistema de gestión de facturas del proveedor.
    • El punto general de entrada de facturas de Osakidetza/Osatek, será el único punto de recepción de las facturas emitidas por nuestros proveedores; no siendo válido la recepción en otros portales como FACe, ni el portal del Gobierno Vasco, etc…
  • El punto de entrada de factura electrónica de Osakidetza/Osatek es un servicio gratuito para los proveedores que permite la integración de manera autónoma por parte del proveedor. Sin embargo, si utiliza servicios de terceros para la generación y presentación de facturas electrónicas, puede que le sean cargados costes por dichos terceros.
  • Destacar que Osakidetza/Osatek no tienen ningún acuerdo de vinculación con ningún proveedor concreto de servicios de facturación; es decir, es facultad de quien emite la factura utilizar medios propios o cualquiera de los terceros existentes en el mercado.
  • Para poder emitir facturas a Osakidetza/Osatek a través del Portal Icono plus(https://fakturae.osakidetza.net), es necesario disponer de:
    • Un certificado electrónico
    • Un navegador web actualizado
  • Es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Tiene un periodo de vigencia que figura en el certificado.
  • Para poder emitir y/o consultar facturas es necesario siempre identificarse mediante un certificado electrónico reconocido.
  • Éste podrá ser un certificado electrónico de persona física, de persona física representante de persona jurídica o de persona jurídica, emitidos por un prestador de servicios de certificación que figure en la lista de servicios de confianza publicada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, en cumplimiento de la Decisión de la Comisión 767/2009/CE, de 16 de octubre.
  • Más información sobre certificados electrónicos en: Icono pluswww.izenpe.eus
  • Entre los navegadores compatibles se encuentran los siguientes: Microsoft Internet Explorer 9 ó superior, Google Chrome y Mozilla Firefox.
  • El proveedor podrá dejar la factura en el Portal si dispone de un certificado electrónico de persona física, de persona física representante de persona jurídica o de persona jurídica.
  • En el caso de estar interesado en la remisión automática de facturas electrónicas desde su sistema de gestión de facturas (Servicios Web), el proveedor deberá solicitar el alta como proveedor para el envío automático de facturas electrónicas cumplimentando el Procedimiento de alta de proveedores para la solicitud del alta/baja en el envío automático de facturas electrónicas, disponible en la sede electrónica de Osakidetza (Para empresas > Procedimientos administrativos > Facturación Electrónica).
  • Si no es proveedor de Osakidetza/Osatek debe realizar la tramitación del procedimiento de Alta de proveedor, independientemente de cómo se remita la factura de forma electrónica o de soporte papel.

Emisión de facturas

  • Deberá contar con un sistema externo a la plataforma que le permita confeccionar facturas en formato facturae. En la actualidad existen varias aplicaciones gratuitas para la creación de facturas electrónicas. A modo meramente orientativo se facilitan los siguientes enlaces:
  • Osakidetza no proporciona soporte a la generación de facturas electrónicas mediante estas múltiples aplicaciones.
  • La factura debe ser un archivo XML o XSIG en formato Facturae 3.2. para que sea admitida en el portal. No se admiten otros formatos como PDF, Edifact, etc.
  • La información sobre estructura y significado de los campos del formato facturae puede encontrarse en la web oficial Icono plus  http://www.facturae.es, donde también puede Icono plus  validar si su factura ha sido correctamente generada.
  • Obligatoriamente dentro de su factura el proveedor deberá informar tres campos referentes al destinatario de la misma: órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable, indicando su código DIR3.
  • El esquema general de designación de códigos DIR a utilizar en la plataforma de factura electrónica de Osakidetza- es el siguiente:
    Oficina contable Osakidetza / Osatek
    Unidad tramitadora Organización de Servicios (OS)
    Órgano gestor Organización de servicios ó Centro de la OS
  • Los códigos DIR3 de cada una de las entidades citadas puede encontrarlos en la Web de Osakidetza (Servicios online > Servicios para empresas > Factura Electrónica).
  • Es la unidad que tiene atribuida la función de contabilidad y que también es competente para la gestión del registro contable de facturas.
  • Es el órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.
  • Es la unidad administrativa a la que se remite la factura, correspondiéndole la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.
  • El “órgano gestor” es un campo informado por lo general en la esquina superior izquierda de los pedidos emitidos por Osakidetza.
  • Cuando se presenta la factura en el Portal, el sistema devuelve un justificante con un código de registro administrativo de la presentación de la factura que puede ser impreso o guardado.
  • Sí, el formato facturae permite indicar el número de pedido (Campo 3.1.6.1.3 IssuerTransactionReference) y/o albarán (Campo 3.1.6.1.12.1.1 DeliveryNoteNumber) asociado a cada línea de factura.
  • En el formato Facturae uno de los campos a cumplimentar es el de nº de expediente, en el campo “Expediente” y cuya longitud permitida es de 20 caracteres, mientras que la codificación actual de Osakidetza de sus expedientes supera dicha longitud.
  • Con el fin de adecuar los caracteres a la longitud permitida en el formato Facturae, se pasa a comentar lo siguiente:
    (A) (B) (C) (D) (E) (F) (G) (H)
    Tipo de Expediente Tipo de Contrato Forma de Adjudicación Gasto/Ingreso Secuencial Código Organización Compras Código Organización Ventas Mes Año
    X XXX XX X XXXX XXXX XXXX XXXXXX
  • La codificación del expediente se realiza indicando los campos mencionados separados por una barra /, dando lugar a una longitud del expediente superior a veinte dígitos: A/BBB/CC/D/EEEE/FFFF/GGGG/HHHHHH.
  • Para adecuar en el nº de caracteres a la longitud permitida en el formato Facturae, se concreta tomar los caracteres a partir de la codificación de Secuencial sin contemplar la separación con barras.
                    (E) (F) (G) (H)
                    Secuencial Código Organización Compras Código Organización Ventas Mes Año
                    XXXX XXXX XXXX XXXXXX
  • Quedando de la siguiente forma: EEEEFFFFGGGGHHHHHH (Cuatro dígitos del Nº Secuencial seguido de Cuatro dígitos del código de Organización Compras seguido de Cuatro dígitos del Código de Organización Ventas seguido de Seis dígitos del mes (2) y año (4) en el que se aprueba el expediente de contratación) = Total 18 dígitos
  • Sí, el sistema acepta fichero anexos en las facturas. Los adjuntos de las facturas que se deseen enviar deben estar incluidos dentro del elemento que el formato FacturaE proporciona para ello (Campo 3.1.9.2.1 Attachment) y codificados en formato Base64.

Gestión de las facturas

  • El Portal permite a cada proveedor la visualización de los datos más significativos de cada factura que haya emitido a Osakidetza/Osatek. Entre ellos, se encuentran:
    • Estado de tramitación de la factura.
    • Estado de la petición de anulación en caso de que se haya solicitado.
    • Enlace al documento XML original.
    • Enlace a la descarga de un acuse de recibo en formato PDF
  • Cualquier proveedor de bienes y servicios de Osakidetza es autónomo para consultar sus facturas, independientemente de que estas hayan sido remitidas o firmadas por un tercero.
  • Para ello, a efectos de consultar facturas, se verifica en el portal que el CIF del certificado digital con el que se acceda al portal coincida con el CIF del proveedor en la factura electrónica.
  • Registrada Factura que supera los requisitos del Portal y se le asigna un número de registro administrativo
    Registrada en RCF Factura recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable destinataria
    Contabilizada la obligación reconocida Factura contabilizada y a la espera de ser pagada
    Pagada Factura contabilizada y pagada
    Rechazada Factura rechazada por incumplimiento de alguno de los requisitos de validación de Osakidetza
    Anulada Factura en estado "Solicitada anulación" que es anulada
  • Solicitada anulación
    • Factura sobre la que el proveedor ha solicitado unilateralmente su anulación.
    • Sólo se podrá solicitar la anulación si el estado de la factura en el Portal es registrada o contabilizada.
    No solicitada anulación Factura sobre la que no se ha solicitado ninguna anulación
    Aceptada anulación La unidad tramitadora ha aceptado la solicitud de anulación de la factura electrónica
    Rechazada anulación Factura sobre la que el proveedor ha solicitado una anulación pero a la que se le ha denegado dicha anulación.
  • Las facturas electrónicas no pueden ser modificadas una vez que han sido emitidas. Esto es debido a que son firmadas electrónicamente y cualquier cambio posterior sería detectado como una manipulación de un documento firmado.
  • En su lugar si el emisor detecta un error en una factura que ya ha sido emitida y enviada, lo primero que tiene que hacer es consultar en el Portal el estado de la factura. Si el estado de la factura es Registrada o Contabilizada, deberá solicitar su anulación. Una vez concedida, podrá volver a emitir la factura nueva con los datos correctos, pero para ser aceptada en el portal deberá emitirla con una nueva referencia.
  • A través del Portal es posible el envío de un e-mail informativo a los proveedores cuyas facturas electrónicas no se hayan podido registrar dentro de la solución por el motivo que sea. El proveedor recibirá el mensaje siempre que dentro de la factura esté correctamente informado el campo correspondiente (Campo 1.4.2.1.5.4. ElectronicMail).

Fecha de última modificación: